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2008年07月09日

帳簿の保存期間

午前中に訪問したお客様の奥様から、「事務所引っ越しを今してるんですけど、帳簿等は何年保存しておかなくてはならないんですか?」とご質問を受けました。
この暑い最中のお引っ越し、大変でしょうね・・・。お疲れ様です。

この会社は、創業30年以上なので、書類も沢山あってこの機会に何とか整理したいとのことでした。


国税庁 タックスアンサーより
No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法
[平成20年5月1日現在法令等]

1 帳簿書類等の保存期間
  法人は、帳簿を備え付けてその取引を記帳するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存しなければなりません。
  また、法人が、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合には、原則としてその電磁的記録(電子データ)をその事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存する必要があります。
  ただし、この場合においても、その電磁的記録を出力した紙によって保存している場合には、電磁的記録を保存する必要はありません。

(注) 「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、また、「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。

2 帳簿書類の保存方法
(1)  原則的な保存方法
  帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。
  したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。

(2) 6年目及び7年目のマイクロフィルムによる保存方法
  帳簿書類の保存は、紙による保存が原則ですが、保存期間の最後の2年間に当たる6年目及び7年目の帳簿書類(一定の書類については最後の4年間)は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができます。
  なお、マイクロフィルムによる保存を行う場合には、一定の基準を満たすマイクロフィルムリーダ又はマイクロフィルムリーダプリンタを設置する必要があります。

(3)  電磁的記録による保存方法
  自己が電磁的記録により最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類で一定の要件を満たすものは、紙による保存によらず、サーバ・DVD・CD等などに記録した電磁的記録(電子データ)のままで保存することができます。
  なお、電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。また、この申請書は、電磁的記録による保存を行おうとする日の3月前の日までに提出する必要があります。

(4)  一定の書類のスキャナ読取りの電磁的記録の保存方法  保存すべき書類のうち、次の書類以外の一定の書類については、紙による保存によらず、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行うことができます。

イ  棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類

ロ  取引の相手方から受け取った契約書、領収書及び自己の作成したこれらの写し(記載された金額が3万円未満のものを除く)

  なお、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。
  また、この申請書は、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行おうとする日の3月前の日までに提出する必要があります。

(注) 帳簿については、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行うことはできません。

(5)  電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存
  自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類については、一定の要件の下で、紙による保存によらず、その電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルム(COM)により保存することができます。
  なお、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出して承認を受けることが必要です。また、この申請書は、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行おうとする日の3月前の日までに提出する必要があります。

3 電子取引をした場合の電磁的記録の保存方法  法人が電子取引をした場合には、その電子取引に係る電磁的記録を、一定の要件を満たして保存する必要があります。
  なお、税務署長の承認は要件となっておりませんので、すべての法人が対象となります。

(法法126、150の2、法規59、67、平10.3.31大蔵省告示136号「法人税法施行規則第59条第5項に規定する保存の方法を定める件」、電子帳簿保存法1〜6、9、10、電子帳簿保存法施行規則1、3、4、8)


文書の法定保存期間と時効に関してはコチラ→→主要な文書の法定保存期間と時効(KOKUYO HPより)





当社の書類は、まだ10期なのでそんなに多くはないんですが、顧問先の決算資料が多くて多くて、倉庫も書庫も満杯状態で困っています。
今年より、これらの書類は全てスキャナで読み取っていくことにしました。
主人が持っていた富士通のスキャンスナップを借りてやってます。
なかなかこれが簡単で、オススメですよ!!


エコがさかんに言われている現在、当社のエコ活動は全然まだまだという感じです。
紙の出力が多すぎるので、もっともっとペーパーレスを進めていくことを検討しなくてはなりません。
“慣れ”が必要ですね。
手書きで慣れている人はパソコン化が進まない、紙ベースで何でも把握する人は、メール・データ・プロジェクター等の使用をしたがらない。
手書きや紙にこだわる理由は一つ、「その方が安心する」ということだけ。
自分の反省も含めて・・・。
沢山の資料等をファイリングして棚に置いていても、1年のうちにどれだけ見るか・・・、「でも、いつか必要になるかもしれないし・・・。」この一言で、変化することから逃れています。

(またもや反省を込めて)情報はいつでもネットで手に出来るし、いろんな面から考えてもこの思考からは脱するべきだと思っております。
1年の節目に、1ケ月の節目に、1週間の節目に、毎日の節目に、情報(書類等も含め)その都度処分整理(取捨選択)していくことで、緊張感も決断力も高まり、エコ活動も進むし、コストダウンにも繋がるし、机の上も会社もスッキリして良いことばかりですね。

頑張ろ!!

お客様からの一言で、気付かされました。




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posted by kagami at 13:33| 熊本 | Comment(0) | TrackBack(0) | 経理・総務 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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