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2008年07月26日

未だに?二度手間ですよ。

昨日、新規のお客様を訪問しいろいろとお話をお聞きしてきました。

そこの事務関係はALL手書きで、手控え用のメモ書き程度の現金の日計表みたいなもの(自分たちはこれが一番分かりやすいと言われていました)→現金出納帳を記入→伝票を記入されておられました。
また、仕入・在庫関係には、ノート(手控え用の原価とそれに対応する売上を記載したもの)にそれなりにきちんと整理されて記載されていましたが、これとは別に、仕入一覧表をこのノートと同じ内容のものですが、手書きで作成してありました。
材料・経費帳も手書きてされており、納品書・請求書にも直接メモでどの分の仕入かわかるように記されているのに、わざわざ、全部この台帳に転記されていました。

もう、びっくりです!!

未だに?何?この二度手間のオンパレードは。&ALL手書きは。

このやり方でこれまでずっとやってきたし、税理士事務所の担当者からは勿論何も指導が無いため、ずっと伝票会計と手書き作業をやってきたそうです。
でも、最近、何で同じような事何回もしなくちゃならないの?と疑問に思われたみたいで・・・。
奥様が事務をされていたんですが、ずっと疑問に思いながら、でもこれまで通りのやり方をやっておられたそうです。
「奥様のおっしゃる通りです!」
はっきりと言い切りました。
おかげで、今まで、事務の仕事に多くの時間を掛けすぎていた。と後悔されていました。

このIT社会のなか、未だに手書きのしかも伝票会計を放置しているのか推奨しているのかわかりませんが、そういう理士事務所があるとは、驚きです。
しかも、その会社にはパソコンもあるのに。
おかげで、この会社の本社の方は、事務員を増員されたそうです。
この厳しい中、非生産部門に安易にお金を掛けるのは、大切な事業資金の無駄遣いです。
事務のIT化を図り更に仕組みを変えるだけで、増員せずとも事務効率は十分上がるはずです。

これは、税理士事務所の情報不足と“経営”に対する関心の無さ、時代変化への対応ができていない証拠です。
この担当者は帳簿作りと決算申告が今時の税理士事務所の仕事だと思っておられるのかもしれません。
これまでは、私達会計事務所もそれでよかったのかもしれません。
しかし、目の前で自分のお客様が倒産・廃業・衰退されるのをこれ以上黙って見ていくわけにはいきません。
私達が出来ること、役に立てることを積極的にやって、お客様の会社が簡単に倒産・廃業・衰退しないよう力を注いでいくこともこれからの会計事務所に必要なことではないかと思って毎日仕事に取り組んでいます。


私達の業界に対し、お客様は会社の財布の中身を見せるわけですから、そう誰でもポンポンと簡単に顧問契約を切り替えたりされないと思います。
だからこそ、その会社の担当をする会計事務所の担当者の力量でお客様に対するサービスがほぼ決まってしまう場合が多いと思います。
それは、私達の業界では、担当性という縦の流れが会計事務所の中にあって、組織としてではなく、担当者個人の力量内でのサービス提供を行っているケースが多いからです。
大きい会計事務所では、グループ制をとったりしているところもあります。外注制もあります。これは、100%その個人の力量内のサービス提供になります。
担当制や外注制の縦の流れの中でのサービス提供は、その担当者が急に仕事が出来なくなった場合等のフォロー体制が会社内にどのように構築されているかが、顧問を任せるお客様にとっては気になる所だろうと思います。
担当制や外注制の下では、多くはその担当者へ任せっぱなしの状態なので、事務所として、お客様の情報共有がどこまでできているか、実際の事務所としての対応はどこまでできるかが、私達会計事務所側の業務上の課題の一つにもなっていると思います。

「お客様が以前からそうされてきたから」という理由だけで、客観的なアドバイスをしないのであれば、やはり、それは“経営”を考えていません。
経営者はいつも「無駄なことにお金を使いたくない」と思われているはずです。これからの、私達会計事務所は、中小企業の経営者と同じ目線に出来るだけ近づくよう、そのような考え方で物事をとらえていけるようにならないと、経営者が納得いくような説明や会話ができないでしょう。パートナーとして名のりを上げることはできません。

我が社も、スタッフ一人一人が、お客様に税法や会計・経理部門にとどまらず、多方面での気の利いた“自分らしい”一言二言が口に出せるような会社になれるようにしていきたいと思います。
そのためには、百聞は一見にしかず、いろいろな体験をし、その中で成長できるよう、TOPの頭が柔軟になっておかないと。
そして、“経営”に対する関心をもっともっと抱いてもらう事。
最初は狭い範囲でも良いから、有る程度の権限(責任)を持ってもらう事が大切なのではないかと思います。


いろいろな業種の会社の経理を見させてもらっていますが、二度手間な事をされている事って結構見つけてしまいます。
日頃やっておられる方では、それが当たり前になっていて、その事自体に気付いておられない場合がほとんどです。
それと、多いのが、「昔からこのやり方なんですよ」と言われる事です。それでは、「前例なきことはやらない」正にお役所仕事ではないですか。
でも、きちんと順立ててお話すると、「それもそうね」と二度手間な事に気付いていただき、改善にすんなり入れます。
これが、経理担当者さんがパソコンが苦手で、手書きを信仰exclamation&questionしておられる場合は、かなり厄介ですね。
こちらも、長期戦を覚悟しないといけません(^_^;)
事あるごとに、IT化によるメリットを、「そんなに大変じゃないですよ、楽になりますよ〜(^^)/」と明るく元気ににこやかに攻撃exclamation&questionし続けます。
社長命令でやってもらうのが一番早いんですけどね(^_^;)
でも、それぞれの思いがそこにあるから、強引に事を急いでも良いことは有りません。(そんな余裕が無い時は、社長命令でやってもらっていますが)


私達会計事務所の仕事は、こんな事考えると多岐に渡るなと思います。
やり甲斐がありますパンチ




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posted by kagami at 02:01| 熊本 ☀| Comment(0) | TrackBack(0) | 経営者 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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