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2008年08月22日

経理は整理整頓から!!

8月も後半に突入すると、やっぱりそれなりに涼しくはなってくるんですね。
ここ数日の夜中から朝方は、エアコンをつけると寒いくらいに涼しくなってきました。
こういう時に体が冷えすぎて、風邪ひいたりするので、皆さんご注意下さい。


さて、今日は午後から高校の同級生がやっている会社の新しく入社された事務員さんへ経理指導に行って来ました。

事務員さんは、まだ20代半ばの若くてかわいい女性でした。
独身と思いきや、2才の男の子の母として頑張っておられる方でした。

まだ入社されたばかりで、簿記に関しては、高校の商業科卒とのこと。最近迄は事務以外の仕事をなさっておられたので、ちょっと不安ということでした。
「家計簿をつけていますか?」とお尋ねしたら、「最近つけ始めました」とのこと。
「それだったら大丈夫!この会社の家計簿を作ると思ってやっていくと徐々にわかってきますよ」とお話ししました。

今日は、今後パソコン会計をやりたいとのことで、市販のソフトを準備していただいていたので、その初期情報登録をしました。

パソコン会計は、ほんとオススメします!!
税理士事務所へ帳簿作成を依頼されているところは、その依頼される理由はそれぞれにあるでしょうが、そんな難しい物ではありません。
そして、自社で帳簿作成をすることで、コストダウンを図ったり、自社の経営にいち早く役立たせることができるからです。

私は、これがパソコン会計の本当の目的だと思います。
パソコン会計をされている会社で、それが、単に帳簿作成の為だけになっているのであれば、それはもったいないことです。

また、財務だけではなく、販売管理・給与計算・在庫管理等業種によって使用するソフトの種類は変わってくるかもしれませんが、販売管理・在庫管理ソフトの帳票は、経営資料的にも非常に有効です。
これを上手く利用して、最終的に利益に繋げていくことをオススメします。
自社の分析等を行う時、マーケティングを行う時は、財務ソフトよりも販売管理や在庫管理のソフトのリアルな情報を利用します。



さぁ、一通り初期情報を登録して頂き、あとは、来月初めまでにやっていただきたい事を社長と3人で打合せして、その内容を確認しました。


その中で、書類の整理の仕方をアドバイスさせていただきました。
先ず、書類の分類整理から入り、管理する取引ごとに領収書等を管理されるようアドバイスしました。
領収書の張り方、資料の綴り方、分類の仕方、これらは、経理の仕事でいうと『整理整頓』になります。
書類の分類もせずに、いろんな書類を机の上に広げたまま、重ねたまま作業をすると必ずミスが発生したり、紛失したり、調べたりするのに時間がかかったりするものです。
私は、どんなにタイムリミットまでの時間が少なくても、書類の整理から作業は取りかかります。
これは、私がこの業界に入り立ての時に厳しく叩き込まれた事です。
どんなに仕事が慣れて、ベテランと呼ばれても、“基本”は体に染み着いていますね。
いやー、今となってはホントに有り難いです。
当時の先輩や先生、先生の奥様へ感謝ですm(_ _)m

「この人、仕事が捌けるなー」と感じる時は、社内外でも、その人の作業した後(形跡)を見ると一目でわかります。
ミスや抜けが多かったリ、仕事に時間がかかる方は、まず書類の整理整頓ができていなかったり、机の上が汚かったり、引出の中もごちゃごちゃしてたりしていますものね(^_^;)

そういう意味では、『整理整頓』は=『準備』ということにもなりますね。
きちんと、「位置に着いてー。よーい、ドン!」と気持ち良く仕事をしたいものです。
(自己満足かもしれませんけどネ・・・)
でも、結構私達の仕事ではこれって大事なんです。
例えば、いざ決算作業に取りかかろうとか、監査をしようという時、この『整理・整頓』をきちんと済ませると、その時点で今から自分が取りかかる仕事での全体像とその内容のレベル的なものが大体イメージできるし、一番は、その時点での不足資料が分かり、すぐに顧問先へその依頼ができるからです。
急ぐ仕事の時ほどこの作業が功を奏すんですよ。
それをやらずに取りかかると、「アレ、この取引の分の資料は?ない!うゎー、今から依頼して間に合うかなー、まだ事務員さんおられるかな・・・」とかなり焦る事態に陥ってしまう時もありますからね(^_^;)・・・実は、経験談です(^_^;)

そうなんです。だから、私は、社内でもかなりやかましくやかましく『経理は整理整頓から!これができないとこの仕事はできません!!!!』と言っています。

そして、ただ整理整頓するだけではなく、整理整頓しながら注意深くその資料に目を通し、本格的に作業を始める前に、この目の前の作業内容をイメージするんですよ。
これが、大事です!(私の中では)


まぁ、今日の事務員さんは、まだまだお若い方だったし、入社したての方だったので、一生懸命聞いていただけました。
「ぐるりと事務所を見渡して、『整理整頓』のし甲斐があるじゃないですかー」とチラリと社長(同級生)を見ると、横でそのやり取りを見ていた社長(同級生)は、「ハイハイ」と苦笑いしていましたけどね。


『整理整頓』は私の仕事の基本です!

※自宅はダメですよ〜全然。ふらふら



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posted by kagami at 19:17| 熊本 ☁| Comment(2) | TrackBack(0) | 経理・総務 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
鏡様、お久しぶりです。
『整理整頓』おっしゃる通り大事ですね!
私は頭の中の状態とリンクします。忙しすぎて頭の中がぐじゃぐじゃになると整理整頓できなくても仕方ないと言い訳をしてきました。
じゃないんですよね!
これからはビジュアル先行型で整理整頓して、落ち着いた状態で“忙しい”を快く受け入れできるよう気持ちを切り替えようと決心したばかりでした。ナイスタイミング!!

Posted by hataoka at 2008年08月24日 23:33
hataoka 様

ごぶさたしておりますm(_ _)m
コメントありがとうございます。

hataoka 様のブログもいつも自宅で見させていただいています。

“アレやりたい、コレやりたい”と頭には浮かぶのですが、二人目を出産し、年齢もいい年なので、若い時みたいに体が付いてこないということを最近は自覚してしまいました(^_^;)ので、半ば体力に関しては諦めてるいるんですが、その代わりといえばおかしいんですが、“人間はそういくつも一度にできないんだ”“ウルトラCなんてないんだ”ということがよーく解ってきました。

年齢を重ねるにつれ、体力が衰えますが、価値観もそれ相応に変化してきているのを感じます。

30代前半は、そのことに反発心もありましたが、私の場合一人子供を産む毎に体と頭のネジや部品も一緒に体外に出してしまったようで、“無理(いろんな意味でです)をしてそれを維持しても、きっと周りにも迷惑かけるし、根本的に原因が解決されていないし、それより自分自身が一番楽しめない!”と解りました。

自分が先急ぐと周りが付いてこないし、思うようにいかないし、そういう時に限って、ミスやトラブルが公私にわたっても発生してきたりするし・・・(>_<)

多分、そんなときの頭の中は、密閉状態でしかもごちゃごちゃしているんですよね。
解ります!!
一人でイライラしたりしてネ(^_^;)
たまには、空っぽにして風通し良くしないと・・・たまに自分自身そう思う時あります。

あ、それと、今年に入って確信したのが、“『時』をかけて熟成させないと「本物」にならない”ということです。
目標を達成させていくためにはいろんな要素が必要ですが、その中には『時』が必ず入っているように思います。
だから、焦らずにコツコツ確実にやっていこう、という結果に対して急がず信じて努力し続ける、やり続けることも大事なのではないかと思っています。

自分一人でできること、できないことが徐々にはっきり見えてくるので、それを受入れ、組織でできることへ徐々にシフトして安定したサービスをお客様へ提供できるようにしていきたいです。

“絞る”ことって大事ですね。最近特に意識しています。
そう沢山できないので、じゃ、まず“何やる!!”“何やれる?”とどんどん自分を会社を絞っていこうと思っています。
思い切って!


hataoka 様、コメントいただき有り難うございました。おかげで、いろんな事また再確認できました。

お互い、大いに悩み大いにチャレンジしていきましょう!!






Posted by 火の国の女 鏡 at 2008年08月25日 13:03
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