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2008年04月16日

未来の自分達の為に・・・始動!!

4月は新年度です。何か、新たに取り組んだりされている会社も多いことでしょう。
私達も、4月14日午後、動き始めました。
自分たちの手で自分たちの会社の未来(存続・発展)の為のKAIZEN取組を。
私達には、強ーい助っ人もいてくださるんです。
イプシロンの角田さんです。

私から取組事項の案を説明し、その後、全員で詳細をつめていきました。
このとき、角田さんから、
@何の為に活動をするのかを全員で共有すること。
(この活動を通して、誰がどのような効果(メリット)を得るのか)
            ↓
“経営方針(会社の方向性)”として、いつもこれに立ち返ること。
メリットがないと活動そのものに対し誰もついてこない=実現できない取組となる。
メリットの無い活動は実現できない。
A役割分担を決める
・・・無理の無い計画(日程、役割分担)→客観的目標を設定する
   誰がいつまでに実行するのかを明確化
   後で進捗状況をチェックできるような行動計画書が必要。
B取組の成果物を必ず出す
・・・各取組に対する成果物は何か。

ということをアドバイス受けました。
なるほどひらめき
確かに、成果物を出すということはとても大事です。
そして、強く言われたことは、@です。
方針(方向性)を示す、全員で共有する、理解するというこです。

で、私達の今期の取組は、
1.接客・マナーの改善・・・正しい接客(マナー)を身につける。
2.個人の処理能力レベルと商品品質の標準化を図る
3.給与計算処理基準の構築
4.販促・営業ツールの構築
以上の4項目です。
この4項目は取組内容です。
角田さんから、「何の為にするんですか?」
と質問があり、私がそれに対しツラツラ〜とその目的を説明しました。それを、上手く角田さんの方でまとめていただきました。
【お客様の要求に対して組織対応できる事務所作り】
です。
そうなんです。方針とは、みんながいつも把握できるよう分かり易い言葉で、シンプルに!ができていなくて、だらだらと長い説明となってしまいました。
弱いんですよね。スタッフみんなへ訴える力が・・・。
こういう事て、管理者はとても大切なんだな・・・と思いました。
私が未熟なところです。

そして、業務の標準化を進めるに当たり、注意すべきは、新人さんでも理解できるように分かり易く手順書等を作成するということです。
慣れた私達の頭の中には、経験・知識というものがあり、手順書がなくても問題なく仕事ができますが、この頭の中のものをどのように見える化をしていくかが大切です。
不慣れな、勝手がわからない、自己判断できない人達が見て使えるものでないと、この手順書は意味がありません。
だそうです。
そうですね。私達のような専門業は、有る意味職人の集まりになるので、ノウハウが個人にあって、組織にはないんです。
個人別の縦割り方式なんですよね。
今まではこれでも良かったかもしれません。しかし、これからは、ノウハウは組織で所有し、良いことも悪いことも全員で共有できる環境にすること、そして、お客様の要求に安定対応できるように見える化をし、品質のバラツキを無くし、またスタッフ同士の仕事に対する不安や不満を解決していくことが会社の存続・発展には重要なポイントとなってくると思います。
担当者が不在、退職した為にお客様にきちんとしたサービスを提供できなくなる事自体、会社でお客様と取引しているのに、この体制では問題ですよね。
私はずーっとこのことは「どげんかせんといかん!」と思っていました。
皆さんの会社ではどうですか?
“見える化”が必要ではありませんか?
確かに大変です。自分達の仕事をやりながらの活動ですから。
でも、自分達の為にやるんです。お客様の為にやるんです。
やらなければ、いつまでも、何年たっても良くなりません。
会社の上司として、本来部下への指示・指導等も“見える化”をしてやるべきなんでしょうが・・・。
日本は昔から“目で盗め”という下のやる気のみで習得していく、今考えると不親切で効率の悪いやり方で仕事を伝承してきました。
良い面もあるんでしょうが・・・。
パート化等を進めるにあたり、“目で盗め”では、どうしようもないですよね(>_<)
“口頭指示”も同様です。
だから、下は効率良く仕事を覚えていけないんですよね。
「メモをとれ!メモを!」と叱る前に、有る程度の業務フロー等の紙ベースのものを逆に用意しておいて欲しいですよね。
そうなんですよ。
今時の上司は、口で指示ではいけないんですよ。
いかに分かり易くするか。
そのための取組をやっている上司、そうでない上司のそれぞれの下で働く部下達は、きっと仕事に対する安心感ややる気も違ってくると思います。
やらないのは、上司の手抜きですよ!管理者としての仕事ですよねこれも!!(はい、すみません(>_<))
この一時の大変は目の前のバタバタイライラを無くす有効な手段なんです!
頑張るわよー!!



これからも、取組経過の報告していきます。
どうぞ、宜しくお願いしますm(_ _)m




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posted by kagami at 01:12| 熊本 ☁| Comment(0) | TrackBack(0) | KAIZEN | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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