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2008年06月07日

見える化

会議が終わった後、会議録は作っておられますか?
それは、関係者へフィードバックされていますか?
部下への指示は全部口頭でやっていますか?
上司への報告はどのようにやっていますか?
「言った」「聞いていない」「指示した」「わからない」ということで問題があったことありませんか?
上司からの指示を受けたにもかかわらず、実際、「どうやってやれば?」と思ったことありませんか?
人の話をメモをとっていますか?


売上が右肩下がりの中、当然経営数値でいえば、経費率は上昇します。しかし、だからといって経費を削れば良いというものではありません。
物に関してかかる経費は、人に関してかかる経費に比べると、コントロールしやすいのではないかと思います。
人に関する経費は、やった取組に対しどれだけの目に見える成果が得られるかは?で、一人一人の気持ちに委ねられるし、人が多くなればなるほど、そのとりまとめには非常に苦労させられますよね。

売上は簡単に作れない。
では、どうするか。
原価や内部の見直しを当然考えます。
リストラするか・・・。
しかし、現場の状態はどうでしょう。
今時点でも、結構現場の皆さんは無理してませんか?
更に追い打ちを掛けることになると、志気が急激に下がってしまい、逆効果になるかもしれません。
心がすさんだ中仕事をする従業員。そんな会社が伸びていくはずはないですよね・・・。


顧問先企業の経営状況が悪くなると、管理費に属する私たちの業界は真っ先にリストラの対象となる恐れがあります。
値引きや値下げ交渉、契約変更、廃業、合併による顧問契約数と顧問料の減少などの要求をされる場合が出てきます。

現在、顧問先へのこれまで以上の付加価値の提供に力を入れいますが、社内へも更に一人一人の生産性を向上させる為どうしたらいいか頭を悩ませました。

各人の1ケ月の仕事の内容・成果物・労働時間、1週間の仕事の内容・成果物・労働時間を調べ、またそれぞれのスタッフとの比較をしてみたりしました。
細かく見ていくと、冒頭に書いた質問のような内容の為、指示の行き違いや、トラブル、仕事の遅れ、また、個人レベルでの仕事に対する理解度や意識の格差などが浮き彫りになりました。

これから、もっともっと組織としてサービスと質を強化していかなければならないのに問題山積みです(^_^;)

思いました。
じゃ、またこれらの問題を解決するのに、いちいち細かく管理指導をしていくとなると、自分自身の仕事ができなくなるので大変です。
で、考えました。
社内の見える化をしようと。
いろんなところの見える化です。

これまで、忙しい最中ポーンと指示を口頭でやって、後はスタッフに任せて、チェックの時に、「指示通りになされていない」とか「この程度はわかるでしょう?」とダメ出ししていました。
こういう、日々の何気ないやり取りに生産性を悪くする要素があるのではないかと思いました。

社内での、ある行動をとるにあたっての明確な基準も無く、スタッフそれぞれの個性というか性格というか、そういうものに依存しており、これまで、そういう本質に目を向けず、その都度注意や指示をするだけで、同じ事を繰り返してきたように思います。

みんなの共通の行動基準と手順書(アニュアル)の作成と徹底(教育)が必要だと感じました。
そして、それ以上に必要なことは、“方針”です。
何の為にやるのか、それをやることによってどのようなメリットがあるのかを定期的に全員で確認・自覚して行動することも生産性の向上につながると思います。

伝言ゲームは最後の人に伝わるまでに、驚くような内容にいつの間にか変化してしまって見る側はとても笑えますが、これと同じだと思います。相手にこちらの意図がばっちりと伝わることはそうないはずです。やはり、書面での指示やメモをとり間違いがないかの確認をすることがとても重要となります。

社内が、いかに“見えていないか”“聞いていないか”“伝えていないか”ということを痛感しますね。


また、上からばかりの見える化だけでなく、下からも見える化に取り組んでもらわないといけません。
報告・連絡・相談を見える化することです。

また、個々のスタッフが持つノウハウや情報の見える化を図ると共有でき、社内全体の質の向上にも役立つと思われます。

見える化できることは沢山あります。
ただ、この見える化をやっていく中で、その取組そのものは、直接利益を生むものではありません。最初は手間が単に増えたようになるかもしれませんが、この見える化をした後では、スタッフのレベルの底上げが図れると思います。
但し、徹底させる為に教育が必ず必要です。

現在、仕事と平行して見える化に取り組んでいってるので、正直大変な部分もありますが、生産性が悪い時の要因を人ではなく、環境(仕組み)にあるのではないかと思うんです。確かに、個性は様々ですが、いつも人のせいにして、じゃ、人を入れ替えるか!という事ばかりしていても、生産性は良くなるどころか悪くなるかもしれません。

こういう事は、一スタッフレベルで簡単にできることではありません。トップダウンでやっていかないと新たな仕組みとして作ることはできません。

取組をやり始めて、今まで管理者としてもっと早くこういう事に取り組んでいたら、スタッフももう少しは嫌な思いをしないで済んだのではないかと思います。
反省です。

@従業員満足度A顧客満足度 の順で取り組まないと成果が出にくいのだそうです。マナー研修で講師の方がおっしゃってました。
先ず社内の見える化(従業員満足度高める事)をやって、次に社外への見える化(顧客満足度を高める事)へ繋げていきたいです。


見える化どう思います?




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posted by kagami at 15:18| 熊本 ☁| Comment(0) | TrackBack(0) | 経営者 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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